Jak si zorganizovat chod firmy, aby ji nedusila administrativa? Aby čas a lidský potenciál sloužily rozvoji podnikání, ne vyplňování kolonek, papírování, hledání dokladů, přepisování a dalším úkonům, které většina z nás ze srdce nenávidí? Není jiné cesty než chytré digitalizace. Využití softwarové pomoci, která z člověka sejme otrockou rumařinu a dá mu křídla, prostor, jenž poslouží podnikavosti v tom nejlepším slova smyslu. V malých firmách však často ještě přetrvává názor,
že si lze vystačit s několika šanony, sešitem a tužkou. Ti chytří však vědí, že s tímhle přístupem už dlouho neobstojí. Lucie Češpivová, majitelka firmy S.M.A., a.s., která nabízí modulový systém nazvaný MySmartplace, získala na věc jednoznačný názor. Vysvětluje také, proč má řešení, které můžete vyzkoušet, a posléze používat, smysl:

Co vás přivedlo k tomu, abyste založila společnost, jež bude ostatním firmám nabízet software, který jim do podnikání vnese pořádek a systém? Vlastní zkušenost?

Rozhodně ano. Jako rodinná středně velká firma jsme hledali před lety řešení vhodné pro naše potřeby i velikost a z existujících ERP systémů jsme si prostě nevybrali. Většina řešení byla velmi robustních a my bychom pro své potřeby nevyužili ani 50 % funkcionalit, které byly jejich neoddělitelnou součástí. Tedy bychom platili i za něco, co bychom nijak nepoužili.
Hodně řešení také vůbec nezohlednilo typ pracovníků, kteří ho budou v praxi používat, nebralo v potaz jazykovou bariéru ani to, aby byl software přátelský k lidem na všech firemních pozicích. Báli jsme se tedy toho, že celá digitalizace firemních procesů se navíc zkomplikuje tím, že naše týmy nebudou schopny se softwarem pracovat intuitivně a bude třeba složitého zaškolování na úkor běžného provozu.

Ukázala vám posléze praxe, že mnoha firmám chybí řád, zbytečně tak vydávají spousty energie i financí na to, aby vše šlapalo?

Mnoho šéfů ve firmách si ani neuvědomuje, že by mohli procesy řešit efektivněji a s nižší administrativní zátěží. Nejjednodušším testem je otázka „proč něco děláte tak a tak“, a jakmile dostanete odpověď „protože tak se to dělalo vždy“, máte pracovní postup, který si rozhodně zaslouží vaši pozornost, a pravděpodobně i revizi. Když se pak podíváte na digitální nástroje, možná zjistíte, že to nejjednodušší řešení máte na dosah ruky. Uvidíte, že to, co dříve trvalo týdny, zvládnete během hodin, to, co dělalo pět lidí, zvládnou dva, a hlavně, že se vám jako manažerovi uleví, protože nebudete muset pořád přemýšlet, co jste zapomněli ohlídat, zadat a zkontrolovat.

V čem můžete ostatním pomoci, co jim nabízíte za těch 20 let vývoje a pilování vlastního know-how?

Nabízíme každému klientovi jeho Chytré místo, které si poskládá z jednotlivých modulů podle svých potřeb a které mu pomůže získat více času a peněz na hlavní cíl svého podnikání. Softwarové řešení, které je cenově dostupné i pro malé a střední firmy. Klient nemusí hned pořizovat všechny moduly. Pokud je s procesem digitalizace na začátku, může si vybrat, s kterou agendou začne, a pořídit si licenci jen na jeden modul. Každá digitalizace by měla být spíše evolucí než revolucí a rozhodně by neměla firmu paralyzovat. Pro ty klienty, kteří hledají lepší řešení než to jejich stávající, máme zase připravené nástroje, které jim pomohou snadno přenést data a rovnou začít pracovat. A jednou z velkých výhod je i to, že náš systém byl vyvíjen za provozu našich firem, takže pamatuje na spoustu situací, které se mohou v praxi objevit a které se do obecných příruček nevejdou.

Jestli jsem to správně pochopila, služby, které poskytujete, jsou vlastně takovým hlídačem toho základního, co by každá firma měla mít pod kontrolou, co potřebuje sledovat...

Většina firem se nepustila do podnikání proto, aby věnovala povinné administrativě tolik času, kolik jí nakonec věnovat musí. Každý to řeší jinak. Někdo po čase zjistí, že náklady na provozní administrativu a plnění legislativních povinností tvoří až třetinu jeho firemních nákladů, a je mu z toho přinejmenším smutno. Jiný se rozhodne, že proto podnikat nezačal, a pokusí se tyto náklady minimalizovat tím, že dělá jen to nejnutnější, a jde do rizika případných sankcí a paralýzy v případě kontrol. Naše Chytré místo je samozřejmě nastaveno v souladu s legislativními povinnostmi a my se staráme o jejich průběžnou aktualizaci, takže na to klienti nemusí myslet. To by ale bylo málo. Také jsme hodně pracovali na vývoji nástrojů, které klientovi poskytnou větší svobodu a bezpečí i v běžných provozních věcech. Pomohou mu s opakovanou agendou a umožní, aby se nemusel stále vracet k hledání již nalezených řešení, případně aby si mohl nastavit systém preventivních činností, které mu sníží rizika vysokých nákladů pro případ zanedbané péče, ať už jde o způsob ukládání dokumentace, správu budov, pravidelné revize, nebo pracovní postupy, které nechcete mít jen v hlavách svých zaměstnanců.

Jak vysvětlujete budoucím klientům, že vaše produkty mají smysl a že pomohou zkrotit chaos například právě v administrativě?

Nejlepší je si vše vyzkoušet přímo v demoverzi, která je k dispozici na našich webových stránkách www.mysmartplace.cz, nebo se obrátit na náš obchodní tým, který poradí, případně náročnějším klientům nabídne potřebné úpravy na míru nebo pomůže s napojením na ostatní softwary, které klient používá.

Když si zákazník vyzkouší vaši nabídku, dokupuje posléze další moduly?

Celý systém je postaven na modulovém řešení. Klient si tedy pořizuje licence jen k těm modulům, které potřebuje. V praxi to často bývá tak, že si zájemce pořídí jeden modul, protože potřebuje vyřešit digitalizaci jedné konkrétní agendy. Jakmile zjistí, že je pro něj naše řešení komfortní a že se s ním pracuje dobře jeho zaměstnancům, přikupuje další moduly, které slouží pro digitalizaci jiných agend. Dva základní moduly – Zakázkový systém, který zejména zvyšuje výtěžnost zakázek, zajišťuje ekonomický přehled a hlídá efektivitu práce, a modul Personální agenda, který digitalizuje oblast personální, mzdovou a organizační – jsou nejčastějšími prvními licencemi našich klientů. Ale máme i ty, kteří začali modulem Správa úkolů, a to kvůli nástroji katalogových úkolů, který jim dokáže pokrýt jakoukoli agendu a zajistí i snadnou kontinuitu při personálních změnách.

Nahradí program třeba účetního...?

Rozhodně sníží počet člověkohodin, které se účetnictví musí věnovat. Díky digitalizaci oběhu dokladů, včetně schvalování kdykoli a odkudkoli, téměř zcela zmizí administrativa, která v posledních desetiletích byla hlavní náplní práce účetních. Účetní se tedy místo přepisování dokladů budou moci věnovat opravdu účetnictví, daňovému poradenství a správě cash flow. Podle našich dat, a i podle vlastní zkušenosti, dojde u firem, které do doby digitalizace pracují s papírovým oběhem dokladů, ke snížení nákladů na účetnictví minimálně o 50 % a snížení chybovosti až o 80 %.

...nebo na pár měsíců výkonného ředitele?

Obecně lze říci, že Chytrý firemní software minimalizuje práci bez přidané hodnoty, která je největším žroutem času a peněz, a přitom firmě nic nevydělá. Místo toho budou mít zaměstnanci čas a prostor soustředit se na to,
co firma skutečně potřebuje, vývoj produktů a služeb a jejich prodej těm správným zákaz­níkům. Přebujelá administrativa je hlavním důvodem stagnace a umírá na ni nejvíce projektů, které původně byly skvělým podnikatelským záměrem.

Čím je přínosný Zakázkový systém? Vidí do něj celá firma, může být svým způsobem motivující pro pracovníky navzájem?

Modul Zakázkový systém je centrálním mozkem firmy, při správném nastavení vám ukáže produktivní a neproduktivní zákazníky, produktivní i neproduktivní zaměstnance a také to, jak si vedou vaše produkty a služby. Umožní vám delegovat pravomoci, ale i odpovědnost, a přitom si na všech úrovních řízení zachovat přehled o aktuální situaci. Zakázkové digitální archivy zase umožňují předávání know-how ke každému projektu z týmu na tým, podle potřeb. A samozřejmě je vybaven běžnými digitálními nástroji, jako je digitalizace oběhu dokladů, online schvalování, kontrola plnění obchodního plánu, sestavy, tvorba rozpočtů a vyúčtování zakázek a další nástroje.
Pokud jde o přístupy, ke každému modulu automaticky klient dostává modul Administrace, ve kterém si sám dle svých potřeb nastavuje role a přístupy pro svoje pracovníky. Tedy každý může vidět všechno, pokud to tak klient chce a je to pro něj užitečné, ale pokud ne, má klient pevně v rukou, koho kam pustí, a má k dispozici i nástroj pro evidenci přístupů a jejich schvalování.

Na vašem webu nabádáte: Dělejte věci jednoduše. Byl to jeden z impulzů, které vás vedly k hledání způsobu, jak zvládat věci lépe, efektivněji, a ne nadmíru složitě?

Ano, v praxi totiž často narazíte na to, že řešení každodenních situací vás semele, a jak se snažíte odvalovat jeden problém za druhým (často každý z jiné oblasti), nemůžete už tolik času věnovat jednoduchosti a selskému rozumu. Zvlášť u těch administrativních agend, které na první pohled vypadají složitě a vy se kvůli jejich pochopení nechcete brodit hromadou zákonů a předpisů. A pak se prostě spolehnete na to, že vám vaše účetní, váš personalista apod. řeknou „takto se to musí dělat, takto se to musí tisknout, takto zakládat a takto podepisovat“. No a už se vezete. Z toho vlaku se vystupuje špatně. Bojíte se, že když budete chtít změnu, něco se zasekne. Že když nějaký papír vyhodíte, zítra ho budete potřebovat. A navíc čas od času dojde k personální obměně a každý nový pracovník přinese nový systém. Kvůli němu všechno přerovná, přenastaví, vymyslí nové evidenční tabulky apod. a vy jako podnikatel to všechno platíte a víte, že ty náklady se nedají moc promítnout do ceny vašich produktů a služeb. A tak je berete jako nutné zlo. Logika ani jednoduchost v tom není, ale je to bohužel realita. Dokud neuděláte ten krok do neznáma, nevystoupíte ze začarovaného kruhu a nezkusíte tu nudnou práci bez přidané hodnoty automatizovat. Vaši lidé se pak budou moci soustředit na svou odbornost a vy mnohem snáz poznáte, kdo je odborníkem na to, co potřebujete, a kdo jen na ty papíry pro papíry.

Jenže než se vymyslí a do života aplikuje to, co je jednoduché, dá to docela dost práce. Co bylo ve vašem případě
nejsložitější?

Procesně to až tak složité není, ale je třeba se soustředit na to, aby šlo opravdu o evoluci. Největší oříšek je motivovat vlastní pracovníky k tomu, aby pochopili výhody nových procesů. U nás se hodně osvědčil důraz na dopad všech inovací do osobních životů jednotlivých zaměstnanců. Hodně využíváme zkrácené úvazky a máme i volný režim home office na všech
administrativních pozicích. To oceňují nejvíce mladí lidé a pak rodiče dětí.
Podstatné také bylo, jak se ubránit strachu z přerušení dosavadních postupů, a hlavně strachu z toho, že když něco vyhodíme, budeme to za týden potřebovat. Na přechodné období jsme zavedli systém dočasných krabic. Každý papír máme zdigitalizovaný, a systém si již poradí s jeho dostupností napříč odděleními, a dokonce i napříč firmami, s jeho archivací, a nakonec i skartací. Po přechodnou dobu jsme ale ty, co nám dorazily v papírové podobě, dávali do sběrných krabic, pro strýčka příhodu. Pokud vím, nikdy jsme do nich sáhnout nemuseli, ale poskytlo nám to duševní klid, než jsme se ujistili o správnosti našeho řešení.

A nechystáte nějaký modul, který by vedl ve firmách k většímu optimizmu, využívání potenciálu humoru, talentu, tvořivosti? Abychom v problémech viděli raději příležitost se něčemu naučit, hledání východisek, a ještě se tím bavili?

Každý modul je jen nástrojem, jak zpracovat obsah, který si klient tvoří sám a je jeho vlastní. Nabízíme ale různé katalogy, šablony a vzory, které může klient používat, aby nemusel vymýšlet již vymyšlené. Zde se maximálně snažíme, aby šlo o prvky nejen funkční, ale i srozumitelné. Velkou výzvou je pro nás tvorba vnitřních předpisů v podobě, která bude opravdu sloužit v praxi, a bude i trochu zábavná. A to nezapomínejme také na parametry udržitelnosti, které nás vystřelily na úroveň moderních společností.

za odpovědi poděkovala
Eva Brixi